Von den Fachabteilungen gemeldete Bedarfe werden entweder auf der Grundlage bereits bestehender Rahmenvereinbarungen bzw. bei geringeren Auftragswerten und unter besonderen Voraussetzungen im Wege von Verhandlungsvergaben beschafft. Für alle anderen Beschaffungen sind formale Vergabeverfahren durchzuführen. Dies sind in der Regel Ausschreibungen, bei denen ein Bedarf zuvor veröffentlicht wird, bevor interessierte Firmen hierauf ein Angebot abgeben. Diese sehr formalisierten Verfahren laufen nach den Grundprinzipien des Vergaberechts transparent und diskriminierungsfrei im Wettbewerb ab.